1. Objetivo

Establecer los lineamientos para realizar el almacenamiento adecuado y eficaz de la mercancía hasta el despacho y entrega de pedidos al cliente.

2. Alcance

Las políticas descritas en este documento inician desde la recepción de mercancía, el almacenamiento, separación, alistamiento y despacho de pedidos (programación de rutas y asignación de vehículos), hasta el control y seguimiento de entrega oportuna a satisfacción del cliente.

3. Responsables

• Director de operaciones: Es responsable de garantizar que los lineamientos establecidos y requerimientos de otros procesos se cumplan a satisfacción del cliente interno y externo.
• Coordinador de logística: Es responsable de velar por la asignación de rutas, tareas u oficios al equipo de bodega, conductores y contratistas de manera eficiente y cumpliendo la promesa de valor al cliente.
• Gestor logístico: Es responsable de cumplir los lineamientos, validar y monitorear las tareas asignadas al equipo de logística; así como velar por las actividades del coordinador cuando este no esté presente.
• Conductor y contratista de vehículos: Son los responsables de salvaguardar la mercancía que trasladan en sus vehículos, verificar los documentos soporte de salida (remisión o factura), cumplir los requisitos de seguridad vial y reportar las novedades que se presenten en la entrega de pedidos al cliente.
• Auxiliares de bodega: Son los responsables de ejecutar las tareas asignadas de recepción y despacho, y de mantener la limpieza y el correcto almacenamiento de la bodega.
• Coordinador(a) / gestor(a) de servicio al cliente: Son responsables de entregar oportunamente los documentos soporte, garantizando que la información sea verídica y confiable.
• Coordinador de operaciones: Es responsable de garantizar y verificar que la orden de compra (OC) entregada a logística y almacenamiento coincida con los acuerdos comerciales establecidos con los proveedores.

4. Definiciones

• Consumo interno (CMI): Registro de solicitud interna de procesos para la adquisición de suministros, que garantiza la trazabilidad al ejecutar inventarios.
• Obsequios (OBS): Registro de muestra o mercancía promocional que se entrega al asesor comercial para obsequiar al cliente.
• Orden de compra (OC): Orden de compra realizada al proveedor.
• Factura electrónica (FE): Factura electrónica elaborada en el área de servicio al cliente.
• Remisión (RM): Documento utilizado para efectos de salida de mercancía, establecido para algunos clientes.
• LIO: Unificación de mercancía con volumen extradimensionado, como escobas, trapeadores y recogedores, entre otros, los cuales deben embalarse con película stretch.

5. Descripción

A continuación, se describen las políticas de acuerdo con las actividades principales del subproceso, considerando el inicio y el final del flujo.

5.1. Documentos soporte para ingreso y salida de mercancía

BRAKO S.A.S. establece que los documentos soporte para el ingreso de mercancía son las órdenes de compra (OC) y, para la salida de mercancía, las remisiones (RM), facturas electrónicas (FE), consumos internos (CMI) y obsequios (OBS).

Los documentos para la recepción de mercancía, como la orden de compra, factura o remisión recibidas de proveedores, deben ser diligenciados y registrados con fecha, firma de quien recibe, sello de color negro y observaciones cuando aplique.

Los documentos para la salida de mercancía deben estar totalmente diligenciados: factura con el nombre completo del auxiliar de bodega que separa la mercancía y registro en el formato FO-GDL-001, versión vigente, planilla de control y registro de despacho.

Los registros que permiten la trazabilidad de la operación se archivan en la carpeta AZ identificada por año.

5.2. Almacenamiento de mercancía

BRAKO S.A.S. establece una distribución de bodega señalizada y demarcada conforme a los lineamientos de seguridad industrial. La bodega 1 corresponde al almacenamiento de urea, aceites y lubricantes; la bodega 2, a productos de la línea institucional. Los racks se identifican mediante un número consecutivo, un nivel del 1 al 4 y una posición.

La identificación de cada ubicación utiliza los componentes de bodega, pasillo, rack, nivel, ubicación y consecutivo. Ejemplo: B1-P1-R1-N1-A01. Si se usa otra posición consecutiva en el mismo espacio, la identificación pasa a B1-P1-R1-N1-A02.

Las bodegas alternas se destinan así: la bodega 3 al almacenamiento de papelería y la bodega 4 al almacenamiento de productos de cafetería y marca BK.

El almacenamiento debe ejecutarse según la identificación de ubicación por nivel y los auxiliares de bodega deben validar que el producto físico coincida con dicha identificación.

Los productos de mayor peso se almacenan en los niveles 1 y 2. El apilamiento debe garantizar una manipulación correcta y adecuada con montacargas.

El almacenamiento debe cumplir con el sistema PEPS para evitar el vencimiento de mercancía, considerando las fechas de fabricación y expiración.

El coordinador de logística es responsable de programar y verificar el cumplimiento del programa de aseo, orden y limpieza, integrado con el programa de control de plagas y de seguridad y salud en el trabajo.

Solo puede ingresar a la bodega el personal autorizado que cumpla con el uso de los elementos de protección personal.

Las estanterías se incluyen en el programa de mantenimiento locativo. El director de operaciones debe garantizar la verificación del anclaje, estructura y estado general por parte de un contratista certificado.

Los productos con presentación primaria no deben quedar expuestos en las estanterías, para evitar el polvo o daños en la etiqueta que puedan generar averías.

En la bodega 1 se designará una ubicación para los productos averiados.

5.3. Separación y alistamiento de pedidos

La separación de pedidos se realiza con documento impreso de factura o remisión y la mercancía separada se ubica en la zona demarcada para revisión y empaque final.

BRAKO S.A.S. establece los siguientes horarios de cierre de facturación diaria para garantizar el alistamiento y despacho de los pedidos, cuyo despacho está previsto a las 6:00 a. m.:

Durante la jornada del sábado se separan y alistan pedidos facturados para dejar el despacho preparado para el lunes, en el horario requerido por la ruta (6:00 a. m.), con vehículo propio o contratado.

Los productos separados al detal deben ubicarse en canastillas para evitar averías. El material corrugado reutilizado para su empaque debe estar en óptimas condiciones.

El auxiliar de bodega o montacarguista realiza la revisión final de la separación de pedidos, validando la mercancía con el documento de salida y sellando la caja o bolsa del empaque final.

5.4. Despachos y condiciones de envío

Los despachos de pedidos se realizan a las 6:00 a. m. mediante transporte directo e indirecto. Los despachos en horas de la tarde deben ajustarse a las características requeridas para el servicio de mensajería en motocicleta, siempre que el vehículo de la empresa se encuentre en ruta.

BRAKO S.A.S. contempla frecuencias de entrega según las distintas zonas, a partir del ingreso del pedido al sistema contable realizado por el asesor comercial.

Para los pedidos despachados en transporte propio con entrega en Cali, el valor del pedido debe ser de al menos $50.000 COP antes de IVA. Si el pedido es inferior a ese valor, se cobrará al cliente un domicilio de $15.000 COP, facturado.

El director de operaciones debe evaluar la gestión y atención de terceros para el despacho, con el fin de garantizar el plan de contingencia.